10 vinkkiä onnistuneen elämysohjelman järjestämiseen
1. Mieti mihin tarkoitukseen ohjelma tilataan.
Määrittele ensin mihin tarkoitukseen elämysohjelma tilataan ja onko sillä erityisiä tavoitteita. Halutaanko vain virkistystä tai vaikka yhteishengen kohotusta? Eri ohjelmat sopivat eri tarkoituksiin. Eventuren ohjelmat vastaavat moniin tavoitteisiin, joista on tarkemmin kerrottu sivulla hupia ja hyötyä ohjelmista.
2. Mieti millainen ohjelma sopii ryhmällesi.
Kenelle ohjelma järjestetään ja asettaako kohderyhmä vaatimuksia tai rajoitteita sille? Aina ei itseä eniten kiinnostava ohjelma sovikaan koko ryhmälle. Onko ryhmäsi seikkailunhaluinen vai turvallisuushakuinen? Onko liikuntarajoitteita? Minkä ikäisiä osallistujat ovat? Mitä ryhmä on aikaisemmin tehnyt? Tuntevatko osallistujat toisensa entuudestaan?
3. Määrittele ohjelman budjetti, käytettävissä oleva aika ja toteutuspaikka.
Tarjouspyynnössä on hyvä mainita sisältyvätkö esimerkiksi ruokailut budjettiin. Ajan osalta merkityksellistä on sekä kesto, että erityisesti pimeään vuodenaikaan kellonaika. Toteutuspaikan määrittelee usein esimerkiksi jo varattu kokouspaikka, mutta mikäli paikka ei ole jo tiedossa, voi tarjouspyynnössä kertoa toiveistaan toteutuspaikan suhteen.
4. Valitse sopiva kumppani.
Tärkeimmät tekijät kumppanin valinnassa on kiinnostava ohjelmatarjonta, sopiva hintataso ja laadukkuus, joka vaikuttaa erityisesti kun elämysohjelma tilataan kohderyhmän sitouttamiseksi, motivoimiseksi tai palkitsemiseksi. Miten ohjelmapalveluyritysten laadusta voi sitten varmistua? Esimerkiksi kysymällä yritykseltä kuinka kokeneita he ovat kyseisen ohjelmatyypin järjestäjinä, millaista henkilökuntaa ohjelmissa käytetään, millaisia asiakasreferenssejä yrityksellä on ja miten yritys huolehtii asiakkaiden turvallisuudesta? Eventuren osalta löydät näihin kysymyksiin vastaukset tämän sivuston yritys -osiosta.
5. Tee hyvä toimeksianto.
Kerro kumppanille oleelliset tiedot tapahtuman järjestämiseksi: tavoitteet, budjetti, kohderyhmän asettamat rajoitteet tai vaatimukset, aikataulu, ohjelmat, joihin on osallistuttu aikaisemmin, toiveet ja huolet. Kysy, mikäli epäröit, oikeat ammattilaiset haluavat varmistaa että tapahtumasi onnistuu.
6. Luota kumppanin ammattitaitoon.
Ammattilaisilla on kokemuksen tuoma näkemys eri ohjelmien toimivuudesta ja soveltuvuudesta eri tarkoituksiin ja erilaisille kohderyhmille. Jos asiakkaalla on epärealistisia odotuksia ohjelman, aikataulujen tai muun kulun osalta, on kumppanin puolelta ammattimaista korjata näkemykset. Keskustelujen kautta löytyy yleensä kuitenkin hyvä ja toimiva ratkaisu.
7. Maksimoi osallistujamäärä, minimoi turhat kustannukset.
Riittävän ajoissa lähetetyllä kutsulla saat ohjelman sopimaan mahdollisimman monen aikatauluun. Lisää kutsuun myös vastauspyyntö ja ilmoita lopullinen osallistujamäärä kumppanille riittävän aikaisin, niin että se voidaan mahdollisesti huomioida vielä kustannuksissa. Muista myös muistuttaa osallistujia tapahtumasta lähempänä.
8. Informoi osallistujia oikeasta vaatetuksesta.
Ulkoilmaohjelman onnistumiseksi on tärkeää kertoa osallistujille oikeanlaisesta vaatetuksesta. Suomen sää on vaihteleva ja arvaamaton, mutta oikealla varustuksella ohjelmista voi nauttia lähes kelissä kuin kelissä. Erityisesti jalkineet, vaatteiden tuulen- ja sateenpitävyys ja lämpimyys voivat olla ratkaisevan tärkeitä viihtymisessä. Kysy tarvittaessa lisää ohjelman järjestäjältä tarvittavasta vaatetuksesta tai tarjolla olevista vuokravarusteista.
9. Elämysohjelmiin selvin päin.
Turvallisuussyistä Eventuren aktiviteetteihin ei saa osallistua päihdyttävien aineiden vaikutuksen alaisena. Ethän siis esimerkiksi tarjoile alkoholia bussimatkalla tapahtumaan. Ohjelman päätteeksi voidaan toki tarjoilla tunnelmaa entisestään kohottavat drinkit!
10. Jälkihoidolla saat tapahtuman elämään pitempään.
Tapahtuman jälkeen on hyvä kiittää osallistujia ja vielä hehkuttaa hyvää fiilistä, jonka porukka sai aikaan. Tapahtumasta otettujen kuvien julkaiseminen voi olla hyvä tapa saada muistot kirkastettua vielä jälkikäteen. Anna myös yhteistyökumppaneille palautetta, jotta seuraava tapahtuma olisi entistä onnistuneempi.